Organiser un évènement dans notre commune : mode d’emploi
Organiser un événement n’est pas toujours facile, en tant qu’organisateur, vous êtes tenus de respecter certaines obligations légales afin que votre évènement se déroule de manière aussi fluide et sécurisée que possible, à défaut de quoi votre responsabilité pourrait se voir engagée.
La Commune de Merbes-le-Château entend vous accompagner aussi efficacement que possible.
Voici la marche à suivre…
Quels évènements sont soumis à autorisation ?
Sont soumis à autorisation :
- Les évènements accessibles au public (souvent promu par une publicité), peu importe l’endroit où ils se déroulent (que ce soit sur le domaine public, dans une salle communale, dans un bâtiment appartenant à une société privée ou à un particulier) ;
- Les évènements accessibles à des personnes déterminées seulement sur invitation (et donc, n’impliquant aucune publicité), s’ils se déroulent dans un espace extérieur public.
Ne sont pas soumis à autorisation :
- Les événements qui relèvent du "fonctionnement normal" d'une organisation et qui peuvent être considérés comme des activités "quotidiennes". (Par exemple : un match de football de l'équipe du club de football. Toutefois, si ce club de football organise un souper ou un grand tournoi, il est indispensable de demander une autorisation) ;
- Les événements strictement privés (accessibles sur invitation), lorsqu’ils n'ont pas lieu dans l'espace extérieur public et qu'ils ne sont pas accessibles au large public, ces deux conditions étant cumulatives.
Quelle est la procédure à suivre :
En tant qu'organisateur d’un évènement nécessitant une autorisation, vous devez remplir un dossier de sécurité via la plateforme Eagle be :
- Soit en créant un compte via ce lien ;
- Soit en tant qu’invité, via ce lien.
Pour une demande unique, il n'est pas nécessaire de créer un compte.
Pour les utilisateurs fréquents, cela présente un atout majeur, car vous ne devez alors saisir vos données qu'une seule fois et pouvez les réutiliser pour chaque demande.
Une fois le formulaire soumis et traité, vous recevrez, après réception de l’avis des différentes disciplines (zone de police, zone de secours,…), et approbation de l’autorité communale compétente, les autorisations et prescriptions qui s’imposent.
La commune n'étant pas le développeur du programme, certains bugs et incohérences nous sont encore inconnus. Si vous en constatez, merci de les signaler à l'adresse [email protected]. Nous ne manquerons pas de les signaler afin qu'ils soient résolus dans les meilleurs délais.
Dans quel délai devez-vous introduire votre demande ?
N'oubliez pas que vous devez introduire votre demande un certain temps à l'avance.
Suivant les prescriptions du Règlement Général de Police applicable sur le territoire communal, le formulaire doit être complété de manière exhaustive au moins six semaines avant la date prévue.
Pour les évènements de grande ampleur (plus de 1000 personnes) le délai est d’au moins 3 mois.
Le respect de ces délais est indispensable afin de permettre à chaque intervenant de traiter les demandes. Par conséquent, à défaut d’introduction dans les temps, votre demande ne sera pas analysée.
Location de salle et de matériel
Attention, une demande de location de salle ou de matériel n’implique pas l’autorisation de votre évènement, de même que l’introduction d’un dossier de sécurité sur la plateforme Eagle be ne vous dispense pas de réserver une salle communale, dans les formes.
Vous trouverez davantage d’informations sur les pages suivantes :
Textes utiles :
Lors de chaque évènement, nous vous demandons d’être attentifs au respect de prescriptions reprises dans les textes suivants disponibles ci-dessous :
- Règlement général de Police ;
- Le Vademecum de la Zone de secours ;
- La brochure « Sécurité lors des manifestations ».